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市委教育工委 市教委

关于加强高校学生学籍档案管理工作的通知

津教党办〔2021〕9号

发布时间: 2021-04-02 阅读次数: 2226 次

市委教育工委 市教委关于加强高校学生

籍档案管理工的通知

各高等学校:

为深入贯彻习近平总书记关于高考工作的重要指示批示精神,认真落实《普通高等学校学生管理规定》(教育部第41号令)、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《天津市教育委员会关于印发进一步加强天津市高校档案工作的意见的通知》(津教委〔201733号)以及学籍学历电子注册有关规定,切实规范高校学生学籍管理,现将加强高校学生学籍档案管理工作有关要求通知如下:

一、完善高校学生学籍档案工作体制机制

(一)健全学生学籍档案工作机构

高校专门机构负责学生学籍档案管理工作,选拔配备专业素质过硬、责任心强的干部作为学生学籍档案管理专职工作人员,各相关职能部门和学院也要安排专人负责学生学籍档案相关工作,压实相关人员的工作责任。要强化业务培训,保持队伍相对稳定,把档案人员的培养、选拔和交流纳入学校人力资源建设和干部培养规划,每年度对工作人员进行档案管理和学籍管理相关专业培训,提高学籍注册及档案管理业务水平。高校如有撤销、转制、合并等调整情况,由其上级主管单位负责档案保存管理工作。民办高校撤销的由属地教育行政部门指定单位负责档案保存管理工作。

完善学生学籍档案工作制度

高校要高度重视学生学籍档案管理工作,将学生学籍档案作为学生档案管理的重要组成部分进一步建立健全学生学籍档案管理制度和工作机制,以制度促进档案的收、管、用,切实有效加强高校学生学籍注册及档案管理工作。管理制度和工作机制要覆盖新生入学至毕业后学籍档案管理的各个环节,特别是要细化档案的接收、保管、归集、整理、查阅、借阅、转递、保密、销毁等各环节的责任部门、工作任务、工作标准、工作要求和工作程序,形成完毕的制度体系和管理机制,确保学生学籍档案安全、真实、完整

二、加强高校学生学籍档案管理体系建设

(一)学生学籍档案管理的职责

高校学生学籍档案管理职责的包括:负责接收和保管学生学籍档案;负责归集、整理学生学籍档案材料;负责学生学籍档案内容的保密工作;办理学生学籍档案的查阅、借阅和转递手续;负责学生学籍档案因特殊原因的移交、保管以及其他各种有关学生学籍档案的事项。

(二)学生学籍档案管理的内容

高校学生学籍档案要全面覆盖新生入学资格初步审查和复查、学籍电子注册、在校生学年电子注册学生入学至毕业全过程各环节,档案的收集整理、检查核对、鉴别归档、保管利用、转送移交以及毕业生档案留存等均严格按照各学校学生档案管理办法的有关规定进行管理。

1.新生入学学籍档案材料:

本部分为新生入学时档案中应包含的材料,学校应妥善保管,并于学生毕业时按规定存入学生个人档案。

本专科新生入学学籍档案包括但不限于高中毕业生登记表、高等学校招生报名表(带照片)、体检表等。硕士研究生新生入学学籍档案包括但不限于报名登记表(带照片)、招生考试成绩单等,博士研究生新生入学学籍档案包括但不限于报名登记表(带照片)、身份证复印件、前置学历证明、外语水平证明材料、学校要求的其他证明本人学术水平的材料、招生考试成绩单等。其中,享受高考加分政策录取本专科新生应包括加分资格证明材料,通过享受农村和贫困地区专项计划政策录取新生应包括报考资格证明材料,保送、自主招生录取新生应包括有关资格证明材料以上学籍档案应包含学生高考的学生姓名、考生号、出生日期、身份证号、录取照片、毕业高中、学生家庭情况、学生笔迹等基本信息。

2.在校期间学籍档案材料:

本部分为学生在校学习期间形成的档案中应包含的材料,学校应妥善保存,并于学生毕业时按规定将归属于学生个人的材料存入学生个人档案,其余材料由学校永久留存。

包括但不限于新生录取名册、新生入学登记表、学籍卡片、入学体检表、新生入学资格复查课程成绩单、学籍变更材料(含级、降级、休学、复学、转学、转专业、退学等)、学生应征入伍和退役材料、奖惩记录党团组织档案、学生在校期间姓名、身份证号等个人信息变动的证明材料、学生毕业结业名册、毕业生电子注册毕业照、高校毕业生登记表、毕业证复印件、学位证复印件、学业成绩单,新生入学资格审查材料一并纳入学生学籍档案进行管理其中,艺术体育专业、高水平艺术团、高水平运动队等特殊类型录取新生以及前期采取远程网络考核录取的研究生新生应包括入学专业复测材料(含复测时间地点、复测内容、复测结果、与高考时的专业考试考官和考生本人无关联关系的两名以上复测人签字),专升本、第二学士学位、研究生新生应包括前置学历资格复核相关材料。以上学籍档案应包含学生在校期间的姓名、出生日期、身份证号、学籍照片、学生家庭情况、学生笔迹、学生就业去向等信息。

3.学校长期留存学籍档案材料:

本部分为学校应于学生毕业后在学校永久留存备查的学生学籍档案。

高校要永久留存学生的部分高中学籍档案、高考(成人高考、研究生考试)报名档案和高校在校期间学籍档案备查。高中阶段材料包括但不限于高中毕业生登记表;高考(成人高考、研究生考试)报名档案材料包括但不限于:高等学校招生报名表,高考(成人高考、研究生考试)政策性优惠证明材料;高等教育阶段材料包括但不限于新生录取名册、新生入学资格审查材料、专业复测材料、新生入学登记表、学籍变更材料、学生在校期间姓名与身份证号等个人信息变动的证明材料、毕业生电子注册毕业照、毕业生登记表、学生毕业结业名册等。以上材料学校学籍档案管理部门留档永久保存。

(三)学生学籍档案管理的时间和保存方式

高校要在学生入学后,将新生入学学籍档案材料连同新生入学资格审查和复查形成的材料一并存档备查。学生在校期间的学籍档案材料属于各部门归档范围的应在次学年6月底前归档,属于各院系归档范围的应在次学年寒假前归档。

高校应当对学生学籍纸质档案材料和电子档案材料同步归档。纸质档案材料归档时,凡属于学生入校前的所有权归属学生个人的档案,应留存复印件在校期间形成的档案,凡所有权属于高校的,应留存原件;所有权仅属于学生个人的,应留存复印件。

(四)学生学籍档案管理的质量要求

归档的材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。要按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)和《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—20020的规定,制定适合本校实际的电子文件归档和管理办法,探索科学的电子档案存档方式,妥善做好电子文件的保真、保密和保存工作。

高校学生学籍档案属于涉及个人隐私的内容,高校档案机构不得对外公布。任何个人不得以任何理由对学生学籍档案进行删除或修改,对于记载内容有误的档案,也要保存原始档案,并对经批准修改的全部过程性材料进行归档。高校学生学籍档案的使用要符合国家有关规定,个人、单位需要使用学生学籍档案应具有合理的利用目的,持有合法身份证明,履行相关登记手续后在合法的范围内使用。

三、加强高校学生学籍档案安全体系建设

(一)落实学生学籍档案安全责任制

高校要进一步加强对学生学籍档案安全和保密工作的领导,严格落实学生学籍档案安全保管和保密工作责任制,定期开展自查,严防档案损毁和泄密事件发生,确保学生学籍档案受到危害时得到优先抢救和妥善处置,最大限度保障学生学籍档案安全。对自查中发现的问题要即查即改,及时排除学生学籍档案管理中的安全隐患。

(二)加强学生学籍档案保管保密工作

高校要严格落实档案安全保管、保护、保密的要求,按照国家规定建立学生学籍档案信息管理系统安全保密防护体系,制定规范的安全保密制度,严防学生学籍档案传输到非涉密网络上,同时要加强学生学籍档案管理系统的身份认证和密钥管理工作,确保学生学籍档案数据安全、长期保存和有效利用。

四、加强高校学生学籍档案管理的支持保障

(一)提升学籍档案管理的硬件条件

高校要按照《档案馆建设标准》(建标103—2008)做好档案馆库设备设施的配置,投入设施完善、功能齐全,具有档案安全保障能力和公共服务功能的专门场所用于存放学生学籍档案,专门场所的面积应与学校办学规模相匹配。存放电子载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

(二)设立学籍档案管理专项经费

高校要合理设立学籍档案工作专项经费,专款专用,并列入学校预算,为配置学生学籍档案管理现代化信息化所需的设备设施、提升学生学籍档案管理基础设施、加强学生学籍档案管理工作队伍建设、提升学生学籍档案管理质量等提供保障。

五、强化学生学籍档案管理工作责任落实

高校应成立学生学籍档案管理工作领导小组,并明确专门的部门全面负责学生学籍档案管理工作。领导小组由校长任组长、分管校领导任副组长,学校教务、招生、学生、保卫、继续教育管理部门以及各院系等部门负责同志共同组成,各部门明确责任分工,确保各司其职,形成合力。制定工作标准,规范工作程序,层层压实责任,确保学生学籍档案管理工作开展有序规范

建立高校学生学籍档案管理三级检查督查机制。各高校每学期组织各相关部门和各学院开展一次学生学籍档案自查;每学年开展一次学生学籍档案专项检查,学校党委要定期听取学生学籍档案管理工作的汇报,解决存在的问题;市教育两委不定期对各高校学生学籍档案管理工作进行全面督查,对督查中发现的问题,要求学校立即整改。高校要加强对学生学籍档案管理工作人员考核和监督管理,建立奖惩机制,对于不能履行岗位职责的要视情节作出相应的处理,构成违法犯罪的,由司法机关依法追究法律责任。

本文件适用于各类普通高等学校、成人高等学校,高等教育自学考试参照执行。

         中共天津市委教育工作委员会    天津市教育委员会

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(联系人:学生处 满荣,孔令鑫;联系电话:8321517583215172

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